Gespreksvoering met vrijwilligers

Dan is het goed om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan. Als je te lang wacht, kan de situatie verergeren en negatieve consequenties hebben, misschien zelfs ook voor andere vrijwilligers. Het aanspreken van vrijwilligers is niet altijd eenvoudig, maar wel heel belangrijk: uit onderzoek blijkt dat feedback een van de drie factoren is die bijdraagt aan het behouden van vrijwilligers.

In de (vak)literatuur worden conflicten vaak gezien als iets positiefs en een voorwaarde voor verandering. Conflicten zijn echter alleen positief als ze nog niet zijn geëscaleerd.

Om conflicten op te lossen, moet je op zoek naar het probleem. Dat is niet altijd hetgeen waar het conflict in eerste instantie over lijkt te gaan, vaak ligt er iets anders aan ten grondslag (bijvoorbeeld motivatie, status, verschillende interpretaties, verwachtingen en miscommunicaties.). Als je aan dit onderliggende aspect geen aandacht besteed, zal het conflict ook niet oplost worden en blijft het conflict terugkomen.

Misschien zit de situatie anders in elkaar dan je dacht of helpt het om zelf iets te veranderen. Het doel van het gesprek is om opnieuw nader tot elkaar te komen en nieuwe afspraken te maken. De vrijwilliger kan zijn kant van het verhaal vertellen. Soms is een vrijwilliger zich er niet bewust van dat hij bepaald gedrag vertoont. Dit kan ook voor jou als coördinator gelden.

Enkele tips voor feedback:

• Geef feedback over concreet en recent gedrag, over iets dat te veranderen valt.
• Geef zowel positieve als opbouwende feedback.
• Gebruik de drie G’s: Gebeurtenis (jouw waarneming): ‘Ik zie dat je afgelopen week twee keer te laat bent gekomen’, Gevoel (effect op jouw gevoel): ’Ik vind dat erg vervelend’, Gevolg: ‘Hoe sta jij op dit moment in je vrijwilligerswerk?’
• Kies een goed moment en creëer een veilige, rustige omgeving (waar dus bijvoorbeeld geen andere personen aanwezig zijn).
• Maak onderscheid tussen niet wenselijk gedrag en grensoverschrijdend gedrag. Bij grensoverschrijdend gedrag is de veiligheid van de medevrijwilligers, de klant/cliënt, van jou of van de vrijwilliger zelf in het gedrang. Afhankelijk van de ernst van het voorval, dien je vervolgstappen te ondernemen.

Hou het slechtnieuwsgesprek feitelijk en duidelijk. Het kan helpen om vooraf een dossier op te bouwen waar je naar kunt verwijzen tijdens het gesprek. In dit dossier staan concrete situaties waarin het ongewenste gedrag voorkwam. Rond het gesprek zo mogelijk positief af.