Klachtenregeling VC Utrecht

Onze medewerkers (betaald en onbetaald) zetten zich dagelijks in om vele vrijwilligers en (vrijwilligers)organisaties zo goed mogelijk te ondersteunen. Mocht je toch niet tevreden zijn over onze dienstverlening dan hopen wij dat je dat bij ons aangeeft. Wij gaan hier graag over met je in gesprek om samen naar een oplossing te zoeken. Mochten we er samen niet uitkomen dan kun je een klacht bij ons indienen.

Indienen van klachten

Een klacht wordt gericht aan onze klachtencoördinator. Een klacht moet binnen 3 maanden schriftelijk worden ingediend en bevat jouw contactgegevens, de datum en de omschrijving van de klacht. De klacht kun je indienen per mail naar [email protected] met als onderwerp ‘klacht’. Je kunt de klacht ook per post versturen aan: Vrijwilligerscentrale Utrecht, t.a.v. klachtencoördinator, Bemuurde Weerd OZ 3, 3514 AN Utrecht.

Ontvangstbevestiging

De ontvangst van een klacht wordt door onze klachtencoördinator schriftelijk bevestigd. In de bevestiging wordt medegedeeld wat de verdere gang van zaken is.

Afhandeling

Een klacht gericht aan Stichting Vrijwilligerscentrale Utrecht wordt behandeld door onze klachtencoördinator. Zij onderzoekt de klacht en past daarbij hoor en wederhoor toe. Nadat uit hoor en wederhoor de oorzaken en oplossingen van de klacht zijn vastgesteld, wordt nagegaan of een structurele oplossing c.q. preventieve maatregelen gewenst zijn. Hiervan word je op de hoogte gesteld.

Zodra naar jouw tevredenheid aan de klacht is tegemoetgekomen, vervalt onze verplichting tot verdere behandeling van de klacht. De klachtencoördinator deelt schriftelijk aan je mee dat we de klacht als afgedaan beschouwen.

Termijn van afdoening

Een klacht wordt binnen 5 werkdagen in behandeling genomen.

Jaaroverzicht

Eenmaal per jaar brengt de directeur-bestuurder van de Stichting Vrijwilligerscentrale Utrecht verslag uit aan de Raad van Toezicht. Dit betreft een overzicht en een analyse van de aard van de ontvangen klachten, inclusief de oplossingen en/of getroffen maatregelen.

juni, 2021